Preguntas Frecuentes

1.- ¿QUE OBLIGACIONES TIENE UNA PEQUEÑA JOYERÍA?

Con las excepciones establecidas en el Reglamento, (artº 31), los sujetos obligados de pequeño tamaño (menos 10 empleados y menos 2 millones de euros), quedan exceptuados de establecer un sistema de prevención formal: Análisis previo de riesgo, Manual, representante, alta en el censo, examen externo y formación.
Solamente tienen que cumplir con las obligaciones comunes: identificación, examen especial, comunicación por indicio, conservación de documentos, contestación a requerimiento y contramedidas financieras.
Estas excepciones son aplicables a todos los sujetos obligados de pequeño tamaño, que no sean entidades financieras, además de los corredores de seguros.

2.- ¿TENGO QUE COMUNICAR AL SERVICIO EJECUTIVO EL NUEVO MANUAL?

El Manual de prevención tiene que estar a disposición del Servicio Ejecutivo, pero no es obligatorio remitirlo al Sepblac una vez aprobado el nuevo Manual o la actualización del existente.
El envío es voluntario y se realizará para que el Sepblac pueda determinar la adecuación de las medidas de control que se pretenden establecer (artº 26.3 de la Ley).
En la práctica, el Sepblac suele revisar el Manual en el proceso de autorización de nuevas entidades, pero las actualizaciones no suelen ser enviadas para su revisión. La revisión se hace en el momento de hacer una inspección que incluya las medidas de control interno adoptada.

3.- ¿PUEDE NOMBRARSE UN REPRESENTANTE SUPLENTE?

La Ley 10/2010, de 28 de abril, establece que “Los sujetos obligados designarán como representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión a una persona que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad”.
El Servicio Ejecutivo, a través de su página web (www.sepblac.es), ha hecho las siguientes aclaraciones:
Tras la entrada en vigor de la nueva Ley solamente podrá ser nombrada una persona como representante (formulario F22).
La persona nombrada deberá ejercer cargo de administración o dirección en la Entidad.
Por razones prácticas, el representante puede luego nombrar hasta dos personas autorizadas o apoderadas para que actúe en su nombre, debiendo remitir el nombramiento y la aceptación (formulario F22-6).
En febrero de 2015 el Servicio Ejecutivo verificó en las entidades de crédito, que el Representante efectivamente cumpliese el requisito de ejercer cargo de administración o dirección.

4.- ¿PUEDEN COMUNICARSE A LA VEZ EL REPRESENTANTE Y LAS PERSONAS AUTORIZADAS?

El nuevo Reglamento aprobado por el Real Decreto 304/214, de 5 de mayo, ya no contiene el plazo de quince días para que el Servicio Ejecutivo pueda formular reparos u observaciones, de forma razonada, por lo que la propuesta de nombramiento de representante (F22) y de persona o personas autorizadas (F22-6) puede ser enviada conjuntamente al Servicio Ejecutivo.
El envío de la propuesta de nombramiento de representante, y por consiguiente de persona autorizada, está exceptuada para los corredores de seguros y sujetos obligados que no sean entidades financieras, que ocupen a menos de 10 personas (incluidos agentes), o tengan un volumen de negocios o balances general anual que no supere los 2 millones de euros.

5.- ¿TENGO QUE ACTUALIZAR LAS APLICACIONES INFORMÁTICAS DEL SEPBLAC TRAS NOMBRAR NUEVO REPRESENTANTE?

Una vez aceptada la propuesta de nombramiento al Servicio Ejecutivo, deberá solicitarse el certificado digital para el nuevo representante, para que sea incorporado a las aplicaciones DMO 3.0 y CTL.
La solicitud del nuevo certificado se puede hacer a través de www.sepblac.es, donde también se podrá descargar el “Fichero de actualización CTL 1.1”.

6.- ¿SE PUEDE EXTERNALIZAR LA UPBC?

Deben contar con una unidad técnica los sujetos obligados con volumen de negocio superior a 50 millones, o balance superior a 43 millones.
Mientras que los integrantes del órgano de control interno tienen que formar parte de la estructura organizativa del sujeto obligado, la unidad técnica o UPBC puede ser externalizada mediante un contrato de prestación de servicio (Outsourcing).
El Reglamento sólo exige contar con personal especializado, en dedicación exclusiva y con formación en materia de análisis.
El considerando 36 de la Cuarta Directiva admite expresamente la posibilidad de que el prestador de servicios de unidad técnica no sea, a su vez, sujeto obligado de la normativa en pbc/ft.

7.- ¿TENGO QUE IDENTIFICAR A LOS INTERVINIENTES EN OPERACIONES?

El Servicio Ejecutivo realizo en 2014_2015 una campaña de inspecciones relacionadas con la identificación en operaciones de efectivo con billetes y moneda metálica, dirigida a más de veinte entidades de crédito.
Una de las incidencias más frecuente era la falta de identificación formal de las personas intervinientes en operaciones, de importe superior a 1.000 euros, que debe incluir la recogida de la firma del interviniente en la boleta o tablet, la similitud de la firma con la recogida en el documento de identificación, y la conservación de estos documentos.
Los canjes entre billetes de distinta denominación deben quedar registrados, y se debe proceder también a la identificación del interviniente.
Finalmente, deben establecerse mecanismo para detectar posibles fraccionamientos en el importe de las operaciones, y un control sobre las entregas y recogidas de fondos a través de empresas de seguridad.

8.- ¿COMO DEBO ACTUAR ANTE UN PRP ESPAÑOL?

Con la modificación de la Ley 10/2010, de 28 de diciembre, por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información y buen gobierno, ha cambiado el régimen jurídico de las personas que hayan desempeñado funciones de responsabilidad pública en España.
Por otro lado, la Ley 3/2015, de 30 de marzo, ha definido como PRP a los altos cargos de la Administración General del Estado.
Los clientes y titulares reales que tengan la consideración de PRP nacionales, con relaciones de negocio de riesgo superior al promedio, deberán aplicar las siguientes medidas:
b) Obtener autorización del directivo superior
c) Determinar el origen del patrimonio o de los fondos
d) Realizar un seguimiento reforzado y permanente de la relación
Cuando las relaciones de negocio presenten un riesgo normal o promedio, se adoptará la medida razonable consistente en “la revisión, de acuerdo a los factores de riesgo presentes en cada caso, de la información obtenida en el proceso de diligencia debida”.

9.- ¿Dónde PUEDO CONSEGUIR EL “LISTADO DE PROHIBIDOS” ACTUALIZADO?

El listado de persona y entidades sometidas a contramedidas financieras es público, y puede ser descargado de la página web de la Unión Europea:
https://eeas.europa.eu/headquarters/headquarters-homepage_en/8442/Consolidated%20list%20of%20sanctions o tecleando en el buscador “eu sanctions list”
Los sujetos obligados suelen descargar el fichero en formato xml, y luego importan a una tabla Excel para facilitar su utilización y el cotejo mediante la opción de “buscar”.
Los registros de esta página deben completarse con las personas incluidas en las posiciones comunes firmadas por España.

10.- ¿EL INFORME DE EXAMEN EXTERNO SE DEBE PRESENTAR AL ORGANO DE ADMINISTRACIÓN?

Los resultados del examen externo tienen que ser elevados, en el plazo de tres meses desde la emisión, al órgano de gobierno de la entidad (Consejo de Administración, órganos de administración o principal órgano directivo), para que adopte las medidas necesarias para solventar las deficiencias detectadas.
Puede ser presentado el Informe de examen, el Informe de seguimiento, o la carta de incidencias elaborada por el experto externo.
Cuando las deficiencias no sean susceptibles de resolución inmediata, debe ser elaborado un plan de remedio, que no podrá exceder de un año natural.
El servicio Ejecutivo, en las inspecciones realizadas sobre exámenes externo, solicita una certificación de que los resultados del examen han sido presentados al órgano de gobierno, y que han sido adoptadas medidas para solventar las deficiencias.